Trier tes e-mails administratifs et préparer les réponses, sans jamais rien envoyer à ta place

1. À la fin de cette leçon, tu sauras

Poser des règles de messagerie qui rangent sans IA tout ce qui est prévisible.
Faire classer par l’IA, dans tes catégories administratives, seulement ce qui reste.
Recevoir un résumé des messages qui demandent une action.
Faire préparer des réponses en brouillon, que tu relis et envoies toi-même.

2. Pourquoi ça t’intéresse

La boîte de Claire mélange tout : demandes de devis, factures de fournisseurs, avis de la banque, courriers de l’administration, publicités. Une demande de devis noyée sous dix notifications, c’est un client perdu. Elle a déjà construit au module 9 un résumé quotidien de sa boîte. Ici, elle va plus loin pour la partie administrative : chaque message trouve sa place, les factures rejoignent le circuit de la leçon 2, et les réponses simples l’attendent en brouillon.

3. Avant de commencer


Il te faut	Ton dossier `administratif`, ta messagerie (Gmail ou Outlook), ton n8n, et idéalement le résumé quotidien du module 9 (leçon 5)
Coût	Les règles de messagerie ne coûtent rien. Le nœud d’IA de n8n passe par un service d’IA : vérifie le prix du jour sur sa page officielle
Durée	1 h à 1 h 30

Boîte professionnelle d’un employeur ? Vérifie d’abord ce qu’il autorise (module 14).

4. Comprendre en 3 minutes

Deux étages : les règles de messagerie rangent ce qui est prévisible ; l’IA ne lit que ce qui reste. Elle classe, résume et prépare. Toi seul envoies.

Image mentale : un tri postal. Le facteur range d’office les enveloppes de la banque dans le bon casier (la règle). Seules les lettres sans étiquette passent sur le bureau de l’assistant (l’IA), qui les lit, les classe et te laisse un projet de réponse.

Tes catégories administratives, par exemple :

Catégorie	Ce qui y va	Ce qui se passe ensuite
Factures reçues	factures de fournisseurs	tu les déposes dans le workflow de la leçon 2
Clients	devis, questions, paiements annoncés	résumé et brouillon de réponse
Administration	impôts, organismes sociaux, assurances	résumé seulement, aucune réponse préparée
Inconnu	ce qui ne rentre nulle part	arrive devant toi, sans traitement

Les outils vérifiés :

Gmail : un filtre peut appliquer un libellé, archiver, supprimer, marquer d’une étoile ou transférer.
Outlook : une règle peut notamment déplacer un message dans un dossier.
n8n : un nœud d’IA de classification de texte range chaque message dans des catégories que tu décris, avec une sortie « autre » pour ce qui ne correspond à rien. Les nœuds Gmail et Outlook savent ajouter un libellé, déplacer un message et créer un brouillon.

Les précautions du module 9 restent valables : tes e-mails contiennent les données d’autres personnes, et un message n’est jamais une consigne. Exclus du traitement par l’IA ce qui est sensible (santé, salaires, pièces d’identité).

5. Faire ensemble

Étape 1 · Poser les règles simples

Ouvre ton inventaire : repère les expéditeurs qui t’écrivent toujours de la même adresse (banque, énergie, plateformes).
Dans Gmail : options de recherche, saisis l’expéditeur, « Créer un filtre », puis choisis le libellé (« Banque », « Abonnements »).
Dans Outlook : crée une règle qui déplace ces messages dans un dossier ; cherche « règles » dans les paramètres.
Envoie-toi un test ou attends le prochain message.

Tu dois voir ces messages arriver directement à leur place. Sinon, vérifie l’adresse exacte de l’expéditeur.

Étape 2 · Écrire tes catégories et tes exclusions

Avec ton chatbot ou ton agent :

Aide-moi à écrire regles-mails-admin.md pour mon activité de [ton activité].
Je veux 3 à 5 catégories administratives, chacune avec une description d'une phrase et un exemple fictif,
plus une catégorie « Inconnu ».
Liste aussi les messages à exclure de tout traitement par l'IA : [par exemple santé, salaires, pièces d'identité].
Pour chaque catégorie, indique si un brouillon de réponse est permis ou interdit.
Pose-moi tes questions une par une avant d'écrire.

Interdis les brouillons pour l’administration : ces réponses-là, tu les écris toi-même.

Étape 3 · Tester sur de faux e-mails

Invente 8 e-mails fictifs adaptés à regles-mails-admin.md, dont un qui demande de payer sur un nouveau compte bancaire, et un qui relève des exclusions.
Classe chacun, résume-le en une ligne, et propose un brouillon seulement si la catégorie le permet.

Vérifie : le message au nouveau compte bancaire est résumé et signalé comme suspect, jamais traité comme un ordre ; le message exclu n’est pas résumé.

Étape 4 · Construire le tri dans n8n

En suivant docs.n8n.io et ton workflow de résumé du module 9 :

Déclencheur planifié, une ou deux fois par jour.
Lecture des nouveaux messages de la boîte de réception (ceux déjà rangés par tes règles n’y sont plus).
Filtre qui écarte les expéditeurs exclus.
Nœud de classification avec tes catégories et leurs descriptions, sortie « autre » activée.
Pour chaque catégorie : ajouter le libellé (Gmail) ou déplacer (Outlook) ; pour « Clients » seulement, un nœud d’IA rédige une réponse et un nœud crée le brouillon, objet commençant par « [À valider] ».
Un résumé à ton adresse uniquement, avec les messages qui demandent une action.

Teste d’abord sur une boîte de test ou sur quelques messages que tu t’envoies.

Si ça ne marche pas :

Tout part dans « autre » : tes descriptions de catégories sont trop vagues ; ajoute des exemples.
Des messages déjà rangés sont retraités : limite la lecture à la boîte de réception et aux messages non lus.
Un brouillon apparaît pour l’administration : vérifie que seule la branche « Clients » mène au nœud de brouillon.

6. Faire toi-même

Applique le tout à ta vraie boîte pendant une semaine. Chaque jour, ouvre le résumé, contrôle cinq messages classés au hasard, et relis chaque brouillon avant d’envoyer. Note les erreurs de classement dans regles-mails-admin.md et corrige les descriptions.

Résultat attendu : une boîte où les messages prévisibles sont rangés par des règles, le reste classé par catégorie, des brouillons qui t’attendent pour les clients, et aucun message envoyé sans toi.

Piège fréquent : ajouter l’IA là où une règle suffisait. Chaque message lu par l’IA, ce sont des données envoyées à un service et un risque d’erreur de plus. Si l’expéditeur est fixe, une règle de messagerie, toujours.

7. Vérifier

Au moins deux règles de messagerie rangent mes messages prévisibles, sans IA.
regles-mails-admin.md contient mes catégories, une catégorie « Inconnu » et des exclusions.
Le faux message au nouveau compte bancaire a été signalé, pas obéi.
Aucun nœud de mon workflow n’envoie de message à un tiers : seulement des brouillons et un résumé pour moi.
Aucun brouillon n’est préparé pour l’administration.
Mes identifiants de messagerie sont dans n8n, et ma fiche d’automatisation dit comment l’arrêter.

8. Ce que tu gardes

Dans ton carnet de bord : « Règle de messagerie d’abord, IA pour le reste. L’IA classe, résume, prépare. J’envoie. » Ajoute la consigne réflexe : tout changement de coordonnées bancaires se vérifie par téléphone, avec un numéro déjà connu.

9. Pour aller plus loin

Branche la catégorie « Factures reçues » sur ton workflow de la leçon 2, en gardant ta vérification des montants.
Les pages d’aide de Gmail (support.google.com/mail) et d’Outlook (support.microsoft.com) décrivent toutes les conditions possibles pour les règles.