Préparer des relances clients polies et graduées, envoyées seulement après ta validation

1. À la fin de cette leçon, tu sauras

Tenir un tableau de tes factures émises qui montre, sans IA, celles qui sont en retard.
Faire rédiger trois niveaux de relance, du rappel aimable à la relance ferme.
Construire un workflow qui prépare les relances en brouillon dans ta messagerie.
Garder une trace de chaque relance envoyée.

2. Pourquoi ça t’intéresse

Claire déteste relancer. Alors elle repousse, et certaines factures attendent deux mois. Quand elle se décide, elle écrit un message trop sec, puis s’en veut. Ce qu’il lui faut : une liste claire chaque lundi de qui est en retard, et un brouillon déjà poli, adapté au nombre de jours de retard, qu’elle n’a plus qu’à relire. Elle garde le dernier mot, parce qu’elle seule sait que tel client a appelé hier pour prévenir d’un virement.

3. Avant de commencer


Il te faut	Ton dossier `administratif`, la liste de tes factures émises (ou de tes cotisations attendues pour une association), un chatbot, ton n8n et ta messagerie (Gmail ou Outlook)
Coût	Le chatbot gratuit suffit pour écrire les modèles. Le nœud d’IA de n8n passe par un service d’IA : vérifie le prix du jour sur sa page officielle
Durée	1 h à 1 h 30

4. Comprendre en 3 minutes

Repérer un retard, c’est une règle. Rédiger une relance, c’est du ton. On confie la règle au tableur, le ton à l’IA, et l’envoi à toi.

Image mentale : un pense-bête sur le frigo. Le tableau te montre qui est en retard ; l’IA glisse un brouillon de lettre dans ta boîte ; tu relis, tu signes, tu postes.

Le tableau « Factures émises » :

Colonne	Exemple
Client	Boulangerie Martin
E-mail de contact	adresse du client
Numéro de facture	C-2026-042
Montant TTC	480,00
Échéance	30/09/2026
Statut	Payée / Non payée
Dernière relance	niveau et date, remplis par toi

Trois niveaux de relance, selon le retard :

Niveau	Ton
1. Rappel aimable	« Sauf erreur de ma part… », on suppose un oubli
2. Relance claire	On rappelle le numéro, le montant et l’échéance, on demande une date
3. Relance ferme	Ton courtois mais net, proposition d’un échange ; les suites éventuelles se décident avec ton expert-comptable

Le seuil de chaque niveau (par exemple 7, 21 et 45 jours de retard) dépend de toi et de tes conditions de paiement. Les mentions légales liées aux retards de paiement existent, mais ce n’est pas à l’IA de te les dicter : vérifie-les sur entreprendre.service-public.gouv.fr ou auprès de ton expert-comptable.

Côté n8n, les nœuds de Gmail et d’Outlook savent créer un brouillon : c’est ce qu’on utilise, et jamais l’envoi.

5. Faire ensemble

Étape 1 · Faire apparaître les retards sans IA

Crée le tableau « Factures émises » avec les colonnes ci-dessus, plus un onglet TEST rempli de trois factures fictives avec ta propre adresse comme contact.
Ajoute une colonne « Jours de retard » : une formule qui fait la différence entre la date du jour et l’échéance, seulement si le statut est « Non payée ». Si tu ne sais pas l’écrire, demande au chatbot une formule pour ton tableur, sans lui donner aucune donnée réelle.
Ajoute une mise en forme conditionnelle qui colore les lignes en retard.

Tu dois voir tes factures fictives en couleur selon leur retard. Si le calcul donne une valeur étrange, vérifie que la colonne « Échéance » est bien au format date.

Étape 2 · Écrire les trois modèles avec le chatbot

Je suis [ton activité]. Rédige trois modèles de relance pour une facture impayée, en français, courts et courtois :
niveau 1 rappel aimable, niveau 2 relance claire, niveau 3 relance ferme mais respectueuse.
Utilise ces zones à compléter : PRÉNOM, NUMÉRO, MONTANT, ÉCHÉANCE.
Mon ton habituel avec mes clients : [tutoiement ou vouvoiement, chaleureux ou sobre].
N'ajoute aucun article de loi, aucune pénalité chiffrée, aucune menace.

Relis-les à voix haute. Corrige ce qui ne te ressemble pas, puis enregistre-les dans administratif/modeles-relance.md.

Étape 3 · Construire le workflow en mode brouillon

En suivant docs.n8n.io et les garde-fous du module 9 (leçon 3) :

Déclencheur planifié : chaque lundi matin.
Lecture des lignes du tableur, onglet TEST.
Filtre : ne garder que les lignes « Non payée » dont l’échéance est dépassée. C’est une comparaison de dates, sans IA.
Nœud d’IA : il choisit le niveau selon les jours de retard et remplit le modèle correspondant. Colle tes trois modèles dans ses consignes, avec la phrase « ne modifie jamais un montant ni un numéro ».
Création d’un brouillon dans Gmail ou Outlook, objet commençant par « [À valider] ». Surtout pas l’opération d’envoi.

Étape 4 · Tester et relire les brouillons

Lance un test manuel.
Ouvre tes brouillons : tu dois en voir un par facture fictive en retard, adressé à toi.
Vérifie le montant, le numéro et le niveau choisi.

Si ça ne marche pas :

Aucun brouillon : ouvre l’exécution et regarde combien de lignes sortent du filtre ; souvent, le format de date du tableur n’est pas reconnu.
Toutes les factures sortent, même payées : vérifie l’orthographe exacte du statut (« Non payée » contre « non payé »).
Un message part au lieu d’un brouillon : coupe le workflow tout de suite et remplace l’opération par la création de brouillon.

Étape 5 · Valider, envoyer, tracer

Passe le workflow sur le vrai tableau seulement après trois tests justes.
Chaque lundi, relis chaque brouillon. Vérifie dans ton compte bancaire ou ta messagerie que le client n’a pas déjà payé ou prévenu.
Envoie toi-même, puis note dans « Dernière relance » le niveau et la date.

6. Faire toi-même

Mets en place la routine sur tes vraies factures émises (ou les cotisations de ton association). Consigne : trois modèles relus et à ton image, un workflow qui ne fait que des brouillons, une relance réelle validée et envoyée par toi, et la colonne « Dernière relance » remplie. Complète ta fiche d’automatisation avec comment l’arrêter.

Résultat attendu : chaque lundi, les brouillons de relance t’attendent, prêts à relire ; rien ne part sans ton clic.

Piège fréquent : laisser le workflow relancer chaque lundi le même client au même niveau. Sans ta colonne « Dernière relance », il recommence. Remplis-la à chaque envoi, et fais-la lire par le filtre si tu veux aller plus loin.

7. Vérifier

Les retards apparaissent dans mon tableau par une formule, sans IA.
Mes trois modèles ne contiennent ni article de loi ni pénalité non vérifiés.
Mon workflow crée des brouillons, et aucun nœud n’envoie de message.
Les tests se sont faits sur des factures fictives avec ma propre adresse.
Avant chaque envoi, j’ai vérifié que le client n’avait pas déjà payé.
Chaque relance envoyée est notée avec son niveau et sa date.

8. Ce que tu gardes

Dans ton carnet de bord : « Le tableur repère, l’IA rédige, je vérifie et j’envoie. » Garde tes trois modèles et tes seuils de retard. Note le temps passé sur les relances ce mois-ci.

9. Pour aller plus loin

La documentation de n8n décrit aussi des opérations qui envoient un message puis attendent une approbation avant de continuer : cherche « human in the loop » dans docs.n8n.io si tu veux recevoir une demande d’accord plutôt qu’un brouillon.
Une alternative sans IA pour le niveau 1 : Gmail sur le web propose des modèles de message, à activer dans les paramètres avancés (voir support.google.com/mail). Pour Outlook, cherche « modèles » sur support.microsoft.com.