Connaître les règles de ton entreprise avant d'utiliser l'IA

1. À la fin de cette leçon, tu sauras

Trouver les règles internes qui encadrent l’usage de l’IA dans ton organisation.
Distinguer outils autorisés, outils tolérés et outils interdits.
Repérer les données qui ne doivent jamais sortir de l’entreprise.
Préparer une conversation claire avec ton responsable.

2. Pourquoi ça t’intéresse

Julien est commercial dans une PME. Pour gagner du temps, il colle dans un chatbot gratuit le compte rendu d’un rendez-vous client, avec les prix négociés et le nom de l’interlocuteur. Il ne sait pas que son entreprise a signé un contrat avec un autre outil, configuré pour protéger ce genre d’informations, et qu’une note interne interdit les outils personnels pour les données clients. Rien de grave n’arrive, mais le jour où son responsable l’apprend, la confiance en prend un coup. Il lui aurait suffi de poser une question.

3. Avant de commencer


Il te faut	Un accès à l’intranet ou aux documents internes de ton organisation, ta carte des tâches de la leçon précédente, ton carnet de bord
Coût	0 €
Durée	30 à 45 min

Si tu es indépendant ou bénévole, adapte : ton « entreprise », ce sont tes clients, ton association ou ton ordre professionnel. Leurs règles comptent aussi.

4. Comprendre en 3 minutes

Au travail, ce n’est pas toi seul qui décides quel outil reçoit les informations : c’est ton employeur, qui en est responsable.

Quand tu colles un document dans un outil en ligne, il quitte les systèmes de l’entreprise. L’employeur a des obligations envers ses clients, ses salariés et parfois ses partenaires (clauses de confidentialité). Il peut donc fixer des règles, et il en a de bonnes raisons.

Image mentale : la clé du local d’archives. Tu as le droit d’y entrer pour ton travail, pas d’emporter les dossiers chez toi. Un chatbot personnel, c’est un peu « chez toi ».

Les règles prennent des formes variées :

Où chercher	Ce qu’on peut y trouver
Charte informatique	Outils autorisés, usage des comptes personnels
Note ou politique IA	Outils validés, usages encouragés, usages interdits
Contrat de travail, règlement intérieur	Obligations de confidentialité
Contrats clients	Clauses qui interdisent de transmettre leurs informations à des tiers
Service informatique, délégué à la protection des données	Réponses aux cas particuliers

On parle parfois d’IA de l’ombre : des salariés qui utilisent des outils non validés, sans le dire. C’est fréquent, compréhensible, et c’est justement ce qui crée les fuites. Mieux vaut poser la question franchement.

5. Faire ensemble

Étape 1 · Chercher les textes existants

Cherche sur l’intranet ou dans tes documents d’accueil : « intelligence artificielle », « IA », « charte informatique », « confidentialité ».
Relis la clause de confidentialité de ton contrat si tu en as une.
Note ce que tu trouves, avec la date du document.

Étape 2 · Remplir ta fiche « règles »

Dans ton carnet, réponds à quatre questions, même par « je ne sais pas » :

Quels outils d’IA sont autorisés ? Avec quel compte (personnel ou fourni par l’entreprise) ?
Quelles données sont interdites dans ces outils ?
Quels usages sont encouragés, interdits ?
À qui poser une question ?

Étape 3 · Préparer ta demande à ton responsable

Chaque « je ne sais pas » est une question à poser. Fais-toi aider pour rédiger un message court, sans aucune donnée interne :

Aide-moi à écrire un message court et professionnel à mon responsable. Je suis [ton poste]. J'aimerais utiliser un assistant IA pour [la tâche verte choisie à la leçon précédente]. Je veux savoir quels outils sont autorisés, quelles données je peux y mettre et à qui m'adresser en cas de doute. Ton : [ton habituel avec ton responsable, par exemple direct et cordial]. Propose deux versions, puis demande-moi laquelle me ressemble le plus.

Étape 4 · Envoyer, ou demander un échange

Relis le message, ajuste-le à ta voix et envoie-le, ou garde-le comme support pour en parler de vive voix.

Piège fréquent : croire que l’absence de règle vaut autorisation. Si rien n’est écrit, c’est que personne n’a encore tranché. Tant que ce n’est pas fait, aucune donnée de l’entreprise, de ses clients ou de tes collègues ne va dans un outil personnel.

6. Faire toi-même

Obtiens une réponse claire sur un usage précis.

Choisis ta tâche verte de la leçon précédente.
Pose la question à la bonne personne (responsable, service informatique, délégué à la protection des données).
Note la réponse mot pour mot, avec la date et le nom de la personne.
Si la réponse est « non », demande ce qui serait possible à la place : un outil validé, une version anonymisée, un usage limité.

Résultat attendu : une fiche « Règles IA de mon organisation » remplie, avec au moins une réponse écrite et datée sur ton usage.

7. Vérifier

J’ai cherché les textes internes et noté ce que j’ai trouvé, même si c’est « rien ».
Je sais quels outils sont autorisés, ou je sais à qui le demander.
J’ai une liste des données que je ne mets jamais dans un outil d’IA au travail.
Mon message au responsable ne contenait aucune information interne quand je l’ai fait rédiger.
J’ai obtenu, ou demandé, une réponse sur au moins un usage précis.

8. Ce que tu gardes

Dans ton carnet de bord, rubrique « Mon métier et l’IA » :

La fiche « Règles IA » : outils, données interdites, usages, contact.
Les réponses obtenues, datées.
Une mise à jour de ta carte : certaines tâches vertes passent peut-être en orange ou en rouge.

9. Pour aller plus loin

Le site cnil.fr propose des repères pour les employeurs et les salariés sur l’IA et les données personnelles.
Si ton entreprise n’a pas de règle, propose d’en construire une avec ton équipe : c’est l’objet de la dernière leçon de ce module.